Publicado el 24/10/2025 a las 03:37 pm
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Tanto en el ámbito empresarial como el societario, los libros de actas son una herramienta esencial para garantizar la transparencia, el control y la seguridad jurídica de las decisiones que adoptan los órganos de gobierno de una sociedad. Su correcta llevanza no solo responde a una obligación legal, sino que además constituye una prueba documental de gran valor frente a socios, administradores, trabajadores y terceros interesados.
A través de este post, veremos en detalle qué son los libros de actas, qué tipos existen, cómo deben elaborarse y cuál es el procedimiento y el plazo de presentación ante el Registro Mercantil conforme a la legislación española.
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¿Qué son los libros de actas?
El libro de actas es un documento oficial donde se recogen de forma ordenada, cronológica y fidedigna las actas de las reuniones celebradas por los órganos de gobierno de una sociedad. En estas actas se incluyen las deliberaciones, acuerdos y decisiones adoptadas en las juntas generales, en las reuniones del consejo de administración o en otros órganos societarios previstos en los estatutos.
Su regulación principal se encuentra en el artículo 26 del Código de Comercio y en la Ley de Sociedades de Capital (Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio). La finalidad es doble:
- Dar fe de que la reunión se celebró con las formalidades exigidas.
- Constituir prueba documental de los acuerdos adoptados y de la voluntad social.
Tipos de libros de actas
En función del órgano que genera los acuerdos, podemos distinguir varios tipos de libros de actas:
Libro de actas de la junta general
- Obligatorio para todas las sociedades mercantiles.
- Recoge las reuniones ordinarias y extraordinarias de los socios o accionistas.
- Incluye la aprobación de cuentas, nombramiento o cese de administradores, modificaciones estatutarias, ampliaciones o reducciones de capital, entre otros asuntos.
Libro de actas del consejo de administración
- Obligatorio cuando la sociedad tiene un consejo de administración como órgano de gestión.
- Se anotan los debates y acuerdos del consejo (nombramientos de cargos, decisiones de gestión estratégica, autorizaciones específicas, etc.).
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Libros de actas de otros órganos colegiados
- Algunas sociedades o entidades pueden tener comisiones delegadas, juntas de propietarios o comités de dirección previstos estatutariamente.
- Estos órganos también deben reflejar sus acuerdos en libros específicos.
Libro de actas de sociedades civiles y cooperativas
- Aunque tienen regulación propia, siguen principios similares: documentar las decisiones colectivas y garantizar la validez de los acuerdos.
¿Cómo se hacen los libros de actas?
Tradicionalmente, los libros de actas eran cuadernos en papel encuadernado y sellado, pero desde la entrada en vigor de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, se implantó la legalización telemática obligatoria.
Hoy en día, el procedimiento es el siguiente:
- Redacción del acta
- El secretario del órgano redacta el acta con los datos exigidos: lugar y fecha de la reunión, asistentes, orden del día, intervenciones, acuerdos adoptados y resultado de las votaciones.
- Debe ser firmada por el secretario con el visto bueno del presidente.
- Confección del libro
- Todas las actas se van incorporando en un único archivo digital (generalmente en PDF) correspondiente al ejercicio anual.
- Legalización electrónica
- El libro se presenta de forma telemática en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social.
- La presentación se realiza a través de la sede electrónica.
- Archivo y custodia
- Una vez legalizado, el libro debe conservarse en soporte digital, siendo parte de la documentación oficial de la sociedad.
¿Cuándo se presentan los libros de actas?
El plazo de presentación está regulado por el artículo 18 de la Ley 14/2013 y las resoluciones de la Dirección General de los Registros y del Notariado.
- Plazo general: dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
- Para la mayoría de las sociedades cuyo ejercicio coincide con el año natural, el plazo finaliza el 30 de abril del año siguiente.
- El incumplimiento puede dar lugar a sanciones indirectas, como la imposibilidad de inscribir actos societarios futuros en el Registro Mercantil, además de posibles responsabilidades de los administradores.
Importancia de llevar correctamente los libros de actas
Cumplir con la obligación de llevar y legalizar los libros de actas no es un mero formalismo. Entre sus ventajas prácticas se encuentran:
- Seguridad jurídica: los acuerdos no pueden ser cuestionados por falta de constancia documental.
- Validez probatoria: sirven como prueba frente a socios, empleados, administradores o terceros.
- Transparencia y control: permiten un seguimiento ordenado de la vida societaria.
- Cumplimiento normativo: evita sanciones o limitaciones en futuras inscripciones registrales.
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Complemento mi actividad profesional siendo Editor de Contenidos de temática contable, fiscal y financiera en algunos de los principales blogs de estas materias: Club de la Pyme y Sage, lo que me permite fomentar mi pasión por la escritura y formarme de manera continuada. Orientado a puestos de dirección y control de gestión, análisis y optimización de los procedimientos y recursos de la organización.
Metódico y riguroso, con un alto grado de capacidad de gestión y destreza para la negociación y toma de decisiones. Con amplia visión global de los negocios y del funcionamiento de los distintos departamentos.
