En la era digital actual, la factura electrónica se ha consolidado como una herramienta fundamental para agilizar los procesos administrativos, mejorar la eficiencia y reducir costes en las empresas.
En España, se han dado pasos para su implantación paulatina, si bien, es ahora cuando empezará a ser obligatoria para la mayoría de autónomos y pequeñas empresas.
Concepto de factura electrónica
La factura electrónica es un documento digital que cumple con los mismos requisitos legales que una factura en papel, pero con la particularidad de que se emite, envía, recibe y archiva de manera electrónica.
En la práctica ha surgido como una evolución natural de la facturación tradicional, impulsada por los avances tecnológicos y, a diferencia de las facturas físicas, la factura electrónica se genera y tramita de manera completamente digital, sin necesidad de papel.
Tipos de facturas electrónica
Las facturas electrónicas pueden clasificarse en dos categorías principales:
Factura electrónica estructurada
Las facturas electrónicas estructuradas son aquellas que siguen un formato definido y estandarizado que permite una interpretación automática de los datos por parte de los sistemas informáticos. Estos formatos están basados en estándares establecidos, como Facturae, XML o UBL, entre otros.
En este tipo de facturas, los datos se presentan en campos específicos y con una estructura predefinida. Por ejemplo, el número de factura, fecha, base imponible, datos fiscales del emisor y receptor, conceptos y desglose de impuestos, entre otros, se encuentran ubicados en lugares fijos dentro del archivo electrónico.
La estandarización de las facturas electrónicas estructuradas permite una fácil integración con los sistemas de gestión empresarial, facilitando la automatización de procesos como la contabilización y la conciliación de pagos. Además, al ser interpretadas automáticamente, reducen significativamente el riesgo de errores y agilizan la tramitación de facturas.