¿Qué es la factura electrónica?

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[vc_row][vc_column][vc_column_text]En la era digital actual, la factura electrónica se ha consolidado como una herramienta fundamental para agilizar los procesos administrativos, mejorar la eficiencia y reducir costes en las empresas.

En España, se han dado pasos para su implantación paulatina, si bien, es ahora cuando empezará a ser obligatoria para la mayoría de autónomos y pequeñas empresas.

Concepto de factura electrónica

La factura electrónica es un documento digital que cumple con los mismos requisitos legales que una factura en papel, pero con la particularidad de que se emite, envía, recibe y archiva de manera electrónica.

En la práctica ha surgido como una evolución natural de la facturación tradicional, impulsada por los avances tecnológicos y, a diferencia de las facturas físicas, la factura electrónica se genera y tramita de manera completamente digital, sin necesidad de papel.

Tipos de facturas electrónica

Las facturas electrónicas pueden clasificarse en dos categorías principales:

Factura electrónica estructurada

Las facturas electrónicas estructuradas  son aquellas que siguen un formato definido y estandarizado que permite una interpretación automática de los datos por parte de los sistemas informáticos. Estos formatos están basados en estándares establecidos, como Facturae, XML o UBL, entre otros.

En este tipo de facturas, los datos se presentan en campos específicos y con una estructura predefinida. Por ejemplo, el número de factura, fecha, base imponible, datos fiscales del emisor y receptor, conceptos y desglose de impuestos, entre otros, se encuentran ubicados en lugares fijos dentro del archivo electrónico.

La estandarización de las facturas electrónicas estructuradas permite una fácil integración con los sistemas de gestión empresarial, facilitando la automatización de procesos como la contabilización y la conciliación de pagos. Además, al ser interpretadas automáticamente, reducen significativamente el riesgo de errores y agilizan la tramitación de facturas.[/vc_column_text][templatera id=”1711″][vc_column_text]

Factura electrónica no estructurada

Las facturas electrónicas no estructuradas son aquellas que no siguen un formato estandarizado y no se presentan en campos predefinidos. En lugar de ello, la información se presenta en un formato libre y puede variar significativamente de una factura a otra.

Este tipo de facturas electrónicas generalmente se presentan en formato PDF, pero también se incluyen en este tipo una factura escaneada.

Las facturas electrónicas no estructuradas pueden ser procesadas por sistemas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer los datos relevantes e incorporarlas al software de facturación.

La obligación de usar la factura electrónica

La factura electrónica empezará a ser obligatoria, tal y como se estableció en la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, conocida como la Ley crea y crece.

Tal y como indica su artículo 12, “todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”. Será en 2025, cuando los autónomos y pequeñas empresas, las que facturen menos de 8 millones de euros, tengan la obligación de usar facturación electrónica.

Con esta nueva obligación, habrá una serie de novedades importantes, como tener que incorporar nuevos campos e información de forma obligatoria en la factura electrónica como el estado de cobro o pago de las facturas, un código QR asociado o referencias de si la factura puede ser verificada en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

Igualmente, está previsto que aparte de las soluciones de software habituales de facturación que hay en el mercado, Hacienda va a habilitar una herramienta para que las empresas y autónomos puedan hacer sus facturas online, con las nuevas características tal y como indica la ley.

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