Según la definición del Decreto 2649 de 1993, en sus artículos 42 a 45, existen diversos tipos de cuentas de orden:
ARTÍCULO 42. CUENTAS DE ORDEN CONTINGENTES Las cuentas de orden contingentes reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico.
ARTÍCULO 43. CUENTAS DE ORDEN FIDUCIARIAS. Las cuentas de orden fiduciarias reflejan los activos, los pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico.
ARTÍCULO 44. CUENTAS DE ORDEN FISCALES. Las cuentas de orden fiscales deben reflejar las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el balance y en el estado de resultados, y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras puedan conciliarse.
ARTÍCULO 45. CUENTAS DE ORDEN DE CONTROL. Las cuentas de orden de control son utilizadas por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquél. Se usan también para ejercer control interno.
Por ejemplo, en las cuentas de orden se pueden reflejar algunas circunstancias como la amortización fiscal (que no tiene por qué ser igual que la depreciación contable), los avales, los valores recibidos en guarda, el otorgamiento de fianzas o garantías, las obligaciones por descuento de documentos y, en general, cualquier otra clase de contrato que, sin afectar a la estructura financiera, es conveniente mantener como información de la empresa por el motivo que sea.
Al igual que ocurre con el resto de cuentas que conforman la contabilidad de una empresa, las cuentas de orden utilizan el sistema de partida doble; es decir, se abren en grupos de dos, una cuenta deudora y otra cuenta acreedora, cuyos saldos deben estar compensados en todo momento, quedando el asiento a cero.
¿Qué operaciones se pueden realizar?
Las cuentas de orden parten de la base de tres tipologías diferentes de hechos que pueden darse:
- Valores ajenos: son aquellos recursos que la empresa, ya sea de forma permanente o temporal, reciben sin ser de su propiedad, ya sea en guarda, en prenda o en garantías.
- Valores contingentes: a través de ellos, la empresa asume una responsabilidad aleatoria, que puede desaparecer o convertirse en un compromiso real, dependiendo de la ocurrencia de una serie de hechos imprevisibles. Aquí entran, por ejemplo, las fianzas.
- Valores de control: son aquellos que son registrados por duplicado con el objetivo de reflejar algunos movimientos financieros o extra financieros, como el caso de las empresas que llevan dos amortizaciones en sus inmovilizados, una contable y otra fiscal.
- Descuento de documentos de crédito.
¿Cómo se presentan en los estados financieros?
A pesar de que este tipo de cuentas no forman parte de la contabilidad de la empresa, suelen aparecer reflejadas en los balances de la compañía, justo debajo de la suma de todos los activos (las que correspondan con cuentas de orden de origen deudor) o de la suma de todos los pasivos más el patrimonio neto (las cuentas de orden con saldo acreedor). Además, deben aparecer siguiendo la clasificación comentada en el punto anterior.
Por tanto, siempre habrá, al menos, una cuenta de orden deudora y otra acreedora.
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