Factura Electrónica: Guía Completa para Empresas y Pymes

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Una factura electrónica es un documento comercial en formato digital que refleja una compraventa de bienes o servicios. Para saber qué es una factura electrónica es importante tener claro que se trata de una versión digital de la factura en papel, por lo que ambas tienen los mismos efectos legales y tienen que cumplir con una serie de requisitos y datos obligatorios.

Cuando creamos una factura electrónica generamos un archivo digital que, al igual que cualquier factura ordinaria o “factura normal”, nos sirve como comprobante legal de una compra o ventay que podemos compartir a través de Internet.

La factura electrónica es especialmente útil cuando tenemos que acreditar una operación comercial en un entorno digital, como puede ser una factura dirigida a una administración pública, justificar un gasto de forma electrónica o compartir nuestras facturas con Hacienda a través de su sede electrónica.

Es un paso relevante en la transformación digital de los negocios, especialmente en el caso de las pymes, y se afianza cada vez más como una palanca de la Administración en la lucha contra la morosidad. En este sentido, la Ley crea y Crece, cuyo Reglamento está pendiente de aprobación, ampliará de forma relevante su aplicación, ahora sólo obligatoria en el ámbito de relación entre empresas y Administración (B2G), para ampliarla obligatoriamente también a todos los intercambios entre empresarios y profesionales (B2B).

Ventajas de la facturación electrónica

La lucha contra la morosidad dispone de una herramienta más que eficaz en la facturación digital. Pero no sólo eso: tal y como indica el Gobierno de España – Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, las ventajas específicas de la facturación electrónica para las empresas son múltiples, y se sustentan en:

  • Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro, a la vez que facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas, y un menor número de errores humanos relacionados con una gestión manual (duplicidades, omisiones, etc.).
  • Eliminar costes de impresión y envío postal, el consumo de papel y su almacenamiento, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente 
  • Mejorar el servicio al cliente
  • Contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información

Elementos de una factura electrónica

Al igual que las facturas ordinarias, una factura electrónica sólo será válida legal y comercialmente si contiene los datos obligatorios y cumple los requisitos de facturación. De momento, y hasta que se apruebe el nuevo reglamento, la mayoría de elementos de factura electrónica (excepto la firma electrónica) son los mismos que los de la factura ordinaria:

  • Numeración para identificar cada factura con un número correlativo. 
  • Fecha de emisión que marca el momento en el que se emite el documento. 
  • Datos de identificación fiscal sobre el emisor y el receptor de la factura. 
  • Concepto(s), para detallar qué se está vendiendo o comprando. 
  • Base imponible, para conocer el importe de la venta sin impuestos. 
  • Tipo impositivo, para tributar correctamente. 
  • Importe total, para dejar las cuentas claras. 

Requisitos que deben recoger

La ley establece, en especial, una serie de requisitos que deben recoger las facturas, entre los que destacan:

  • Legibilidad: Las facturas electrónicas deben de estar emitidas por el programa de facturación de la Agencia Estatal de  Administración Tributaria (AEAT) o un software  certificado, que te permita crear o recibir facturas electrónicas según tus preferencias.
  • Autenticidad: Las facturas electrónicas deben de contener estos 3 elementos:
    • Un código identificativo de carácter alfanumérico.
    • Un código QR.
    • La frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU».
  • Integridad: Puede ser mediante diferentes medios como: La firma electrónica  avanzada basada en un certificado reconocido. El intercambio electrónico de datos (EDI). Otros medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

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