Publicado el 20/11/2023 a las 05:12 pm. Última actualización el 28/11/2023 a las 11:32 am
Una factura proforma es, en sí misma, un documento de compraventa de bienes o servicios. Con la casuística de que carece de validez fiscal y contable. Intentaremos a través de este artículo, dar a conocer sus principales características y usos.
¿Qué información contiene la factura proforma?
A la hora de elaborar este documento, se deberá tener en cuenta una serie de condiciones para que este esté considerado como proforma. Estas son:
- Indicar de manera expresa y en un título visible la palabra “proforma”.
- Los datos del emisor.
- La identificación del cliente al que se dirige.
- Una descripción de los productos o servicios que vendes así como la cantidad y el precio unitario y total.
Una vez recabada esta información, se estará en disposición de poder realizar la factura proforma para poder utilizar y enviar al cliente que corresponda. En general una factura proforma es muy parecida, en su contenido, a una factura emitida. Por lo que en los programas de facturación se suele traspasar los datos de la misma a la factura final si corresponde su emisión.
La factura debe de contener la siguiente información:
-
- Fecha de emisión.
- Identificación del proveedor: nombre comercial, CIF, dirección…
- Identificación del destinatario: nombre comercial, CIF, dirección…
- Descripción de la operación: concepto, cantidad, precio unitario…
- Base imponible.
- Cuota de IVA.
- Precio total.
¿Para qué sirve la factura proforma?
La factura proforma sirve para informar del compromiso del emisor de proporcionar los bienes o servicios al comprador en el precio especificado. Un claro ejemplo de su utilización son las exportaciones, cuando se produce un envío de mercancía a través de aduanas.
En este sentido el uso de la factura proforma es muy frecuente, por ejemplo, en las transacciones internacionales, funcionando como medio para acreditar las condiciones de una operación que todavía no se ha cerrado por completo. (Por ejemplo, cuando se ha realizado el pago, sin embargo, la mercancía no se ha recibido aún).
De hecho, aunque estas facturas no son válidas de cara a Hacienda, sí lo son en el ámbito del comercio internacional y las aduanas, utilizándose para aclarar el valor de una mercancía. También tienen valor como prueba en un proceso judicial en caso de que surja algún conflicto entre las partes. Las facturas proforma también suelen utilizarse como sustitutas de una oferta comercial en el caso de proveedores de bienes o servicios. Para concretar los productos acordes con la oferta realizada.
¿Diferencia entre una factura proforma y un presupuesto?
Una de las dudas frecuentes que surgen entorno a las facturas proforma es saber cuál es su diferencia con los presupuestos. En numerosas ocasiones su utilización se confunde y se presentan los dos cómo si fueran iguales, pero no lo son. Su principal diferencia radica en que los presupuestos no tienen validez a efectos legales, pero las facturas proforma, sí.
Los presupuestos se presentan a cualquier tipo de cliente actual o en el caso de alguno comercialmente potencial. A través de los mismos se informa del coste que tendrían los servicios o productos ofertados. Este presupuesto podrá ser aceptado u objeto de modificación entre las partes de ser el caso.
En cambio, las facturas proformas se presentan una vez que se ha cerrado el presupuesto con la conformidad de las dos partes. Adquiriendo de esta manera, validez jurídica cómo documento que acredita la puesta en marcha de la actividad comercial.
¿En qué se diferencia una factura proforma y un albarán?
Como ya hemos explicado anteriormente, la emisión de una factura proforma, se entiende como un documento provisional, sin validez fiscal alguna, que respalda un acuerdo futuro con nuestro cliente. Sin embargo, un albarán es un documento con validez probatoria que sirve para acreditar la entrega del producto o servicio objeto de la transacción comercial.
Complemento mi actividad profesional siendo Editor de Contenidos de temática contable, fiscal y financiera en algunos de los principales blogs de estas materias: Club de la Pyme y Sage, lo que me permite fomentar mi pasión por la escritura y formarme de manera continuada. Orientado a puestos de dirección y control de gestión, análisis y optimización de los procedimientos y recursos de la organización.
Metódico y riguroso, con un alto grado de capacidad de gestión y destreza para la negociación y toma de decisiones. Con amplia visión global de los negocios y del funcionamiento de los distintos departamentos.
