Las empresas con trabajadores, ya sean Pymes o autónomos con empleados, tienen que estar perfectamente organizadas, ya que junto al proceso de facturación, hacer una nómina es un elemento clave dentro de la administración de una empresa.
¿Qué es una nómina?
La nómina es un documento que las empresas deben entregar a sus empleados con el detalle de la remuneración y cotizaciones de su trabajo.
Se trata de un recibo que las empresas elaboran y entregan a sus trabajadores cada mes, en el cual se detalla el salario bruto, las deducciones tanto del IRPF como de las cotizaciones a la Seguridad Social.
Claves a tener en cuenta para hacer una nómina
El proceso para hacer una nómina requiere que la empresa tenga cierta organización, ya que es una tarea rutinaria que se debe afrontar cada mes.Para esto, lo habitual es que la empresa disponga de una herramienta de software para la elaboración de nóminas o delegue su elaboración en una asesoría laboral, si bien, aunque esto se externalice, debe haber personas dentro de la empresa con conocimiento y control de la información laboral.
Esto es así, porque para la elaboración de una nómina se deben controlar los siguientes aspectos clave:
- Conocer las obligaciones fiscales y de Seguridad Social que afectan a la empresa y al trabajador.
- Dominar el convenio colectivo de aplicación a la empresa y a los trabajadores.
- Tener correctamente elaborados y bajo control la normativa y los contratos laborales, de ellos se trasladan a la nómina buena parte de las condiciones.
- Los plazos para elaborar y pagar las nóminas mensualmente.
- La empresa deberá estar al corriente en su relación con la Seguridad Social, tanto en sus gestiones como en el pago de cotizaciones.
- Realizar correctamente el registro de horas trabajadas para incluir en la nómina las horas extraordinarias realizadas por el empleado.
- Tener bajo control el calendario laboral de la empresa, ya que en base él se especifican los días festivos, los permisos o las vacaciones de los trabajadores.
- La situación de cada trabajador para el cálculo de sus retenciones fiscales a aplicar en la nómina.
Cómo hacer una nómina
Para hacer una nómina debemos seguir los siguientes pasos, prestando atención a a cada una de las partes que la componen:
Datos de la empresa y el trabajador
El encabezado de la nómina con los datos de la empresa y del empleado. Esta es la parte que menos cambia. En esta cabecera, se identifica:
- Los datos de la empresa, con el nombre, dirección, CIF o DNI en el caso de los autónomos y el número de cuenta de cotización a la Seguridad Social.
- En cuanto a los datos del trabajador, se incluirá su nombre, apellidos, el número de identificación fiscal (NIF), el número de Seguridad Social, la categoría profesional o puesto de trabajo, la fecha que determina la antigüedad y el grupo de cotización.
A partir de ahí, la nómina tiene dos partes principales: la parte a pagar al trabajador, los devengos, y la parte correspondiente a deducciones, que se restan de la anterior.
Devengos de la nómina
Los devengos, se componen de:
- Salario base, que es la cantidad en euros que el trabajador recibe como contraprestación que viene determinado por la categoría profesional y el grupo de cotización del trabajador. Se establece en el contrato y el convenio colectivo de la empresa o sectorial.
- Pagas extras, ya que si las recibe el importe debe reflejarse por separado aunque esté prorrateada.
- Horas extras realizadas durante el mes al que corresponde la nómina.
- Complementos salariales que se añaden al salario base, que pueden ser por transporte, antigüedad, etc.
La suma de todos estos importes será el total devengado.
Deducciones al hacer una nómina
Las cantidades que se detraen en la nómina se componen de:
- Cotización a la Seguridad Social, reflejando las cantidades pagadas a la Seguridad Social por parte del trabajador y por parte de la empresa.
- Retenciones del IRPF practicadas en la nómina, que se establecen dependiendo de la situación personal del trabajador y laboral
Para finalizar, el total devengado se le resta el total deducido y se obtiene el importe líquido a percibir en la nómina.
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