Publicado el 03/11/2025 a las 09:58 am
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Más del 32% de los trabajadores en España reconoce sufrir estrés a diario en su empleo, según el Observatorio de Recursos Humanos, si bien, no se trata de una simple estadística, sino de un síntoma de que muchas empresas no respetan los límites entre trabajo y vida personal.
En ese contexto, surge el protocolo de desconexión digital como una herramienta esencial para prevenir el agotamiento, proteger la salud y garantizar derechos en el entorno digital del trabajo.
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¿Qué es el protocolo de desconexión digital y a quién afecta?
El protocolo de desconexión digital es un documento interno que regula las reglas de conexión, comunicación y disponibilidad del trabajador fuera de su horario laboral. Es decir, define cuándo y cómo se espera que los empleados no estén obligados a responder mensajes, correos, llamadas o alertas laborales más allá de su jornada.
Aunque tenga el término digital en su nombre, afecta tanto a móviles, correos, plataformas de mensajería o cualquier herramienta conectada que el trabajador pueda usar o recibir con fines laborales.
¿Y a quién afecta? A todas las personas que desempeñan una labor bajo contrato laboral en tu empresa, independientemente del cargo o modalidad laboral. Por supuesto también afecta a quienes realizan teletrabajo parcial o completo, aunque quizá la línea entre casa y oficina es más difusa.
¿Es obligatorio tener un protocolo de desconexión digital? Qué dice la ley
Sí, es obligatorio, estando reflejada en distintas partes del marco normativo:
- El artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores reconoce el derecho a la intimidad en el uso de dispositivos y la desconexión digital.
- La Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales incorpora el artículo 88, que obliga al empleador a garantizar el derecho a la desconexión digital y a elaborar una política interna.
- La Ley 10/2021, de trabajo a distancia, en su artículo 18, refuerza esas obligaciones, para los empleados que trabajen remotamente o en modalidad híbrida, obligando a pactar medidas que garanticen desconexión digital.
Igualmente, el Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSST) tiene un portal para fomentar esta desconexión digital donde se resalta la necesidad de que todas las empresas y organizaciones deben garantizar este derecho, elaborar políticas internas y someterlas a consulta previa con los trabajadores.
Cómo elaborar un protocolo de desconexión digital paso a paso
Ya que tienes la obligación, es tu oportunidad de no solo elaborar un documento que acabe en un cajón, sino de crear un buen protocolo de desconexión digital obligatorio que pueda mejorar la cultura de trabajo de tu empresa.
Para elaborarlo puedes seguir la siguiente hoja de ruta:
1. Diagnosticar la situación actual
Antes de redactar nada, conviene entender cómo estás trabajando, puedes realizar encuestas o entrevistas sobre hábitos digitales, momentos en que reciben comunicaciones fuera de horario y por qué vías las reciben.
Analiza los horarios, la estructura de turnos, los puestos con disponibilidad especial, los convenios o cláusulas individuales que ya contemplan disponibilidad fuera de horario.
Evalúa riesgos existentes, como el estrés, fatiga digital o problemas de salud mental que puedan estar asociados a la hiperconectividad.
2. Consulta a los representantes de los trabajadores
La normativa exige que el protocolo se elabore previa audiencia con los representantes de los trabajadores, a los que no basta con informar, sino a los que debes hacer partícipes.
3. Redacción del protocolo
Aquí es donde defines las reglas para los trabajadores de tu empresa, si quieres que sea útil debes tener en cuenta los siguientes elementos:
- Ámbito de aplicación, que indique a qué trabajadores afecta y en qué circunstancias.
- Definición de horario de no disponibilidad, en los que la empresa no podrá solicitar respuesta alguna, salvo causa urgente.
- Medios permitidos y excluidos fuera de horario, definiendo cuales son válidos o cuales están prohibidos como pueda ser el correo personal o WhatsApp.
- Criterios de excepción, con los supuestos justificados donde se puede romper la desconexión como averías o urgencias, y cómo se compensará ese tiempo adicional.
- Responsabilidades de quien velará por el cumplimiento y darán ejemplo.
- Mecanismos técnicos y herramientas, como filtros automáticos, programaciones de envío de correos, silencio de notificaciones fuera de horario o herramientas de gestión de alertas.
- Formación y sensibilización prevista, con acciones para que la plantilla comprenda el valor del protocolo, la fatiga digital y cómo aplicarlo.
- Canales de reclamación e incidencias y un procedimiento claro para que un trabajador pueda denunciar incumplimientos sin temor.
- Seguimiento, indicadores y revisión periódica, con indicadores con número de incidencias, encuestas de satisfacción, cumplimiento de reglas y fechas de revisión.
- Registro y control documental, donde quede reflejado el protocolo aprobado, versiones, fechas de vigencia y modificaciones.
4. Aprobación y comunicación
Una vez consensuado, debe formalizarse por escrito, difundirse entre toda la plantilla y estar accesible, para eso lo ideal sería integrarlo en el reglamento interno o convenio de empresa; entregar copia o versión digital al trabajador, así como realizar sesiones explicativas o talleres de presentación.
5. Implantación y evaluación
Y por supuesto, no basta con colgar un documento, hay que aplicar la reglas previstas, supervisar con indicadores, y revisar y ajustar cada cierto tiempo, debiendo volver al diagnóstico, recoger feedback y mejorar, lo que garantiza que el protocolo evolucione con la empresa.
Elementos clave que debe incluir un buen protocolo de desconexión digital
Existen una serie de elementos clave que puedes incluir el el protocolo de desconexión digital de tu empresa:
- Puedes definir claramente los periodos de disponibilidad y los periodos de no disponibilidad: por ejemplo, de 8:00 a 16:00 se permite contacto, fuera de ese horario no.
- Establece qué medios están permitidos en el horario habitual, como pueda ser el correo electrónico, app interna, teléfono corporativo y cuáles no lo estarían en el horario de desconexión.
- Tienes que fijar unas reglas para emergencias, estableciendo cuándo es justificable contactar a alguien fuera del horario y bajo qué criterios.
- Qué mecanismos de control y sistemas técnicos establecidos para limitar notificaciones, filtros automáticos o avisos de fuera de horario.
Consejos para implantar el protocolo y evitar sanciones en tu pyme
Y por último, te damos algunos consejos para que tu empresa no solo cumpla con el protocolo de desconexión digital obligatorio, sino que obtenga beneficios reales, con empleados más sanos y comprometidos, menor rotación y mejor reputación interna y externa.
- Empieza por el ejemplo de la dirección o los mandos intermedios, ya que son ellos los que sí envían correos o mensajes fuera de horario, anulan el protocolo.
- Comunica de forma clara y empática los motivos del protocolo, mejora del bienestar, salud, rendimiento.
- Haz auditorías internas frecuentes, revisando si hay incumplimientos reales.
- Haz uso gradual y flexible, porque imponer todo de golpe puede ser traumático. Es mejor implantar por fase y adaptar según cada departamento.
- Ten una documentación sólida, conservando las versiones del protocolo, actas de reuniones con la representación legal, comunicaciones internas y evidencias de formación, ya que todo esto ayuda en caso de inspección o reclamación.
- Integrarlo en la prevención de riesgos laborales, ya que la hiperconectividad es un factor de riesgo habitual, e incluir la desconexión digital en tu plan de prevención refuerza la obligación de la empresa.
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Apasionado por el mundo empresarial, cuento con más de 15 años de experiencia asesorando a emprendedores en la creación y desarrollo de sus negocios. Graduado en Administración y Dirección de Empresas, he ayudado a una amplia variedad de proyectos a definir sus modelos de negocio, evaluar su viabilidad y a desarrollar sus estrategias. Me encanta el aprendizaje continuo, la creatividad y el análisis crítico, lo que me permite compartir conocimientos y reflexiones en torno al mundo de los negocios.
