En la gestión empresarial, llevar la contabilidad, el registro de asientos, el libro diario y libro mayor y la elaboración de los balances y cuentas de resultados son las operaciones esencial, en las que hay que cometer lo menores errores posibles de forma que refleje con información precisa la situación de la empresa.
Dos de las herramientas más utilizadas son el libro diario y el libro mayor, veamos qué son y cómo se utilizan.
¿Qué es un Libro Diario?
El libro diario, también conocido como el diario contable, es un registro detallado de todas las operaciones comerciales y financieras que un negocio, fruto de su actividad empresarial, lleva a cabo durante un período de tiempo concreto.
Su objetivo principal es tener un registro cronológico y completo de cada transacción realizada, esto es compras, ventas, cobros o pagos de impuestos, entre otros, lo que facilita el seguimiento y el control de las operaciones de la empresa, así como el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.
¿Cómo se hace el Libro Diario?
Para crear un libro diario lo importante es comprender los componentes esenciales que deben incluirse en el mismo. Los campos clave que hay que tener en cuenta son los siguientes:
Fecha
Cada entrada en el libro diario debe llevar una fecha específica que indique cuándo ocurrió la transacción. Esto es crucial para mantener un orden cronológico y facilitar la búsqueda de información histórica.
Concepto
Cada entrada debe incluir una descripción detallada. Esto puede incluir el nombre de la cuenta, una breve explicación de la transacción y cualquier información adicional relevante.
Debe y Haber
Estos dos conceptos son la base sobre la que se construye la contabilidad de partida doble tal y como la conocemos actualmente.
El libro diario utiliza este sistema de partida doble, lo que significa que cada entrada, conocida como asiento, debe incluir tanto un DEBE como un HABER.
El debe representa la cantidad de dinero que se ha gastado o retirado, mientras que el haber representa la cantidad de dinero que se ha ingresado o depositado. En un mismo asiento tanto debe como haber deben cuadrar y se asignarán a una o varias cuentas contables distintas.
Número de referencia
Para facilitar la correlación entre el libro diario y el libro mayor, es útil asignar un número de referencia único a cada entrada.
Pasos a dar para gestionar un Libro Diario correctamente
La elaboración del libro diario es un proceso en sí mismo dentro de lo que implica llevar la contabilidad, y como proceso se pueden dar algunos pasos para llevarlo a cabo:
- Recopila la Información. Reúne todos los documentos relevantes que respalden las operaciones como facturas, recibos, contratos, extractos bancarios, liquidaciones de impuestos y cualquier otra documentación relacionada.
- Establece un formato predeterminado claro y coherente para tu libro diario. Puede ser en papel o digital, pero debe incluir columnas para la fecha, descripción de la transacción, debe, haber y número de referencia. A día de hoy, con la oferta de software de facturación y contable que hay no te deberás preocupar por esto.
- Registra cada uno de los asientos. A medida que ocurran las transacciones, registrarlas en el libro diario en orden cronológico. Asegúrate de no cometer errores e incluir todos los detalles necesarios, como la fecha exacta y los importes correspondientes en las columnas de debe y haber.
- Calcula los saldos. Al final de cada período contable o cuando se requiera un informe financiero determinado, calcula los saldos totales de las columnas de debe y haber. Deben ser iguales, lo que indica que has registrado todas las transacciones del libro se han hecho correctamente.
- Archiva el libro. Mantén una copia de seguridad segura de tu libro diario y todos los documentos que acreditan cada uno de los asientos.
¿Cuál es la diferencia entre el Libro Diario y el Libro Mayor?
A menudo, el libro diario y el libro mayor se mencionan juntos en el ámbito contable, pero desempeñan roles distintos en el proceso de contabilidad.
El libro diario es un registro detallado de todas las transacciones financieras en orden cronológico. Proporciona una visión general de las operaciones financieras y se utiliza para crear el libro mayor.
Por otro lado, el libro mayor lo que recoge es un registro resumido de todas las cuentas contables en un negocio. Muestra el saldo final de cada una de las cuentas con cada una de las operaciones realizadas en la misma. A diferencia del libro diario, que es detallado, el libro mayor proporciona una visión general de las cuentas y saldos. Para que un movimiento sea incluido en el libro mayor, el movimiento se debe registrar primero en el libro diario.
En resumen, el libro diario es como el diario de la empresa, donde se anotan todas las operaciones a medida que ocurren, mientras que el libro mayor es como un resumen de esas transacciones.