Publicado el 08/02/2023 a las 02:59 pm. Última actualización el 21/10/2025 a las 11:59 am
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¿Qué son las cuentas de orden?
A la hora de registrar la información en nuestros libros contables, existen determinadas circunstancias que, por su especial naturaleza, no tienen incidencia en la contabilidad de la sociedad pero que, sin embargo, la empresa quiere conservar con el fin de obtener más información sobre su estado financiero o bien porque tendrán repercusión futura en sus balances.
Más allá de la propia memoria, donde se registran transacciones extracontables y otros aspectos que no tienen incidencia en los actuales estados patrimoniales de la sociedad, existen unas cuentas, llamadas cuentas de orden, que se encargan de reflejar todos estos hechos. A través de ellas, se pueden reflejar hechos y obligaciones contingentes sin incidencia directa en el balance de la situación de la empresa.
Según la definición del Decreto 2649 de 1993, en sus artículos 42 a 45, existen diversos tipos de cuentas de orden:
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ARTÍCULO 42. CUENTAS DE ORDEN CONTINGENTES
Las cuentas de orden contingentes reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico.
ARTÍCULO 43. CUENTAS DE ORDEN FIDUCIARIAS
Las cuentas de orden fiduciarias reflejan los activos, los pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico.
ARTÍCULO 44. CUENTAS DE ORDEN FISCALES
Las cuentas de orden fiscales deben reflejar las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el balance y en el estado de resultados, y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras puedan conciliarse.
ARTÍCULO 45. CUENTAS DE ORDEN DE CONTROL
Las cuentas de orden de control son utilizadas por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquél. Se usan también para ejercer control interno.
Por ejemplo, en las cuentas de orden se pueden reflejar algunas circunstancias como la amortización fiscal (que no tiene por qué ser igual que la depreciación contable), los avales, los valores recibidos en guarda, el otorgamiento de fianzas o garantías, las obligaciones por descuento de documentos y, en general, cualquier otra clase de contrato que, sin afectar a la estructura financiera, es conveniente mantener como información de la empresa por el motivo que sea.
Al igual que ocurre con el resto de cuentas que conforman la contabilidad de una empresa, las cuentas de orden utilizan el sistema de partida doble; es decir, se abren en grupos de dos, una cuenta deudora y otra cuenta acreedora, cuyos saldos deben estar compensados en todo momento, quedando el asiento a cero.
¿Qué operaciones se pueden realizar en las cuentas de orden?
Las cuentas de orden parten de la base de tres tipologías diferentes de hechos que pueden darse:
- Valores contingentes: a través de ellos, la empresa asume una responsabilidad aleatoria, que puede desaparecer o convertirse en un compromiso real, dependiendo de la ocurrencia de una serie de hechos imprevisibles. Aquí entran, por ejemplo, las fianzas.
- Valores de control: son aquellos que son registrados por duplicado con el objetivo de reflejar algunos movimientos financieros o extra financieros, como el caso de las empresas que llevan dos amortizaciones en sus inmovilizados, una contable y otra fiscal.
- Descuento de documentos de crédito.
Valores ajenos en cuentas de orden: ¿qué son y cómo se gestionan?
Dentro de las cuentas de orden, los valores ajenos son aquellos recursos que la empresa recibe sin que sean de su propiedad, ya sea de forma temporal o permanente. Estos valores pueden incluir bienes que la empresa mantiene en guarda, en prenda o en garantía, y deben ser registrados de forma separada en las cuentas de orden para llevar un control adecuado de los mismos.
Cuentas de orden: ejemplos
Como se ha mostrado las cuentas de orden se usan para hacer acopio de la información financiera que no afecta directamente al estado contable de la empresa, pero no deja de ser información relevante. Por ejemplo:
- Avales y garantías otorgadas: Cuando una empresa garantiza una deuda de un tercero, registra dicho procedimiento en cuentas de orden para reflejar el compromiso.
- Arrendamientos financieros (leasing): Se anota el valor del bien arrendado para llevar un control interno, aunque no se registre como activo hasta que finalice el contrato.
- Diferencias entre contabilidad fiscal y contabilidad financiera: En algunos casos, los valores fiscales (como la amortización acelerada permitida por la ley) pueden diferir de los registrados en los libros contables, reflejándose en cuentas de orden.
- Mercancías en consignación: Productos enviados a terceros que siguen siendo propiedad de la empresa hasta su venta se reflejan en cuentas de orden para un mejor control del inventario.
Clasificación de las cuentas de orden
Las cuentas de orden se dividen en diferentes categorías según su objetivo en la contabilidad de la empresa. Las principales son:
- Cuentas de orden contingentes: Registros de hechos que pueden afectar la estructura financiera de la empresa en el futuro, como litigios pendientes o garantías otorgadas.
- Cuentas de orden fiduciarias: Reflejan activos o pasivos que la empresa administra en nombre de terceros, como fondos en fideicomiso.
- Cuentas de orden fiscales: Controlan diferencias entre los valores contables y los utilizados en la declaración de impuestos, facilitando la conciliación tributaria.
- Cuentas de orden de control: Se utilizan para registrar información relevante para la empresa sin impacto en los estados financieros, como bienes en depósito o compromisos contractuales.
Cada una de estas cuentas ayuda a la empresa a mantener un registro adecuado de sus compromisos y posibles contingencias, garantizando un mejor control financiero y una toma de decisiones más informada. Un controller financiero te puede asesorar en estos aspectos y en todo el entramado financiero que supone una pyme.
Cuentas de orden en contabilidad: su función y tipos
Las cuentas de orden en contabilidad se utilizan para registrar hechos y circunstancias que, aunque no tienen un impacto directo sobre la estructura financiera de la empresa, son relevantes para la gestión y control interno. Estas cuentas no forman parte de los estados financieros de la empresa, pero deben ser reflejadas en los balances para garantizar una correcta transparencia y visibilidad de ciertos compromisos y operaciones.
Existen diferentes tipos de cuentas de orden según la naturaleza de la información que se registra: contingentes, fiduciarias, fiscales y de control. Cada una de ellas cumple un propósito específico, ya sea el registro de avales, garantías, o diferencias fiscales. Es esencial entender cómo estas cuentas funcionan para llevar un control financiero eficiente sin afectar los balances contables de la empresa.
Por tanto, siempre habrá, al menos, una cuenta de orden deudora y otra acreedora.
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